A meetingeknek – érthető okokból – elégé rossz kicsengése van az elmúlt időben. A lényeg nem a dolgok átbeszélése, hanem konkrét céllal, meghatározott időkereten belül a leghatékonyabban egyeztetni az adott kérdéskört, majd a megbeszélt módon reagálni, megoldani.

A Bloomberg Businessweek kolumnistája Marissa Mayer-t, a Google alelnökét kérte fel, hogy adjon tanácsot. Mayer hetente átlagosan 70 meetinget tart, így jócskán van tapasztalata a hatékony, mégis eredményes megbeszélésekben. Hat pontban szedte össze a sikeres megbeszélés kulcsait, ahol a résztvevők megbecsülve, meghallgatva érzik magukat, és nem utolsó sorban: úgy jönnek ki a tárgyalóból, hogy valóban megbeszéltek valamit.

1. Meghatározott időkeret - A konkrét téma mellett be kell határolni mikor, és meddig fogjuk megbeszélni az adott kérdést
2. Használjunk segédeszközt! - Flipchart, projektor és egy hitelesen jegyzetelő személy – a látott és hallott szöveg jobban rögzül, de a pontos jegyzet segít a későbbiekben ellenőrizni, visszakeresni az elhangzottakat.
3. Szabjuk kisebb egységekre a meeting idejét. - Mayer a vezetőkkel a heti két órás meetinget 10 perce blokkokra osztva tárgyalja végig. Ez egyben megoldás az esetleges csúszások könnyebb áthidalására is. Így a fix két órás meeting „fogadóidőben” van lehetőség 10 perces előjegyzésekkel beszélni az alkalmazottakkal.
4. Tartsuk a meetinget munkaidőben! - Ez minden résztvevőt fegyelmez, különösen, ha ötvözzük az előző pont fixált „x” perces blokkjaival.
5. Megbeszélésekkor támaszkodjunk adatokra, tényekre. - A szubjektív megítélés egy projekt értékelésekor nem professzionális.
6. Mérjük a találkozó időtartamát. - Ha kell, használjunk stoppert, hogy ez által is rá legyünk kényszerítve a célratörő megbeszélésre.

 Fotó: dailysign.com